¿Cómo digitalizar los documentos de tu empresa?

¿Cómo digitalizar los documentos de tu empresa?

La digitalización de la información es otra ventaja que nos brindan los avances tecnológicos de hoy en día y que es cada vez más pedida en las empresas debido a los diferentes beneficios que se pueden lograr con dicho proceso. Siendo que, es de tanta utilidad a nivel funcional y organizativo, que el tiempo y la inversión que debemos destinar a ello se ven totalmente compensados.

Nuestros amigos de Git Doc, expertos en servicios de digitalización, nos cuentan todo sobre esta tarea:

¿Qué es la digitalización de las empresas?

En el mundo empresarial suele ser necesario almacenar gran cantidad de documentos (facturas, tickets, contratos, etc.) que solemos tener en papel, lo cual luego deriva a tener carpetas llenas de papeles de los que no nos podemos deshacer. Por lo mismo, las empresas han comenzado a optar por la digitalización. Esto se trata, explicado de forma muy sencilla, de pasar los documentos en papel a formato digital.

Así mismo, la digitalización de documentos se presenta como una medida imprescindible para aquellas empresas que almacenan una gran cantidad de estos, entre datos u otros archivos, y que deben guardar durante un periodo de tiempo determinado, o bien, necesitan acceder a ellos de una forma más rápida y eficaz.

¿Qué se puede digitalizar?

Existe una gran cantidad de documentos que puedes pasar del formato papel al electrónico, de forma que los puedas organizar de la manera más eficiente y funcional.

Así, puedes digitalizar la propia documentación de tu empresa y la de tus trabajadores (contratos, seguros, etc), para tenerlo todo más accesible. Por otro lado, también puedes realizar la digitalización de albaranes y pedidos de clientes para poder tener una mejor organización de tus movimientos. También es muy útil si haces esto con esquemas o mapas que hayas elaborado, ya que puedes acceder a ellos y editarlos de un modo más sencillo. Además, si también digitalizas facturas y tickets, podrás hacer tus tareas de administración más cómodamente, y acceder a los documentos de tu negocio de una forma más fácil.

¿Por qué digitalizar tus documentos?

La digitalización de documentos es una alternativa cada vez más solicitada por las empresas, y  eso es porque conlleva una gran cantidad de ventajas en diferentes ámbitos.

Por una parte, la digitalización de documentos permite contar con un mayor espacio de almacenamiento físico, que se puede destinar a otros fines y permitirnos mayor organización y limpieza en nuestros trabajos.

Además, digitalizar documentos posibilita disponer de ellos por más tiempo, ya que se evita el desgaste del papel; y de forma segura, ya que se pueden configurar para que sólo tengan acceso algunas personas.

De este modo, dicho proceso supone una ventaja organizativa y funcional, ya que facilita el acceso, la edición y la distribución de dicha información, lo cual agiliza trámites y proyectos.

¿Cómo digitalizar documentos?

Para pasar un documento en papel al formato electrónico ya no necesitas escanear dicho documento. Mientras que antes debías transformar el documento a imagen, hacer un indexado de la información extraída del documento y, posteriormente, configurarlo (es decir, definir un nombre y una carpeta de almacenamiento) a fin de poder encontrarlo en tus futuras búsquedas; ahora, los programas especializados en este tipo de tareas te permiten registrar tus documentos con tan solo una foto.

Estos programas utilizan una tecnología que permite digitalizar los documentos de una forma fácil, que lee los datos de los tickets y facturas para que puedas tener toda tu documentación en la nube, con tan solo una foto.

Estos avances en tecnología de digitalización le quitan al proceso el tedio que daba al tener que invertir tanto tiempo en  escanear a mano múltiples documentos. Otro dispositivo que ayuda a lo mismo, son los escáneres gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, e incluso, si lo que se quiere es agilizar el proceso, se puede contratar una empresa o gestor especializado en este tipo de servicios que se encargue de esta tarea en nuestro nombre.

Ya que hay tantas opciones para comenzar a digitalizar los documentos de tu empresa, lo mejor es que al comenzar con el proceso, determines si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo, como podría ser comprando escáneres y otros materiales necesarios, o si te conviene más subcontratar el servicio. Esta decisión dependerá de las necesidades de la empresa, la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, el personal disponible para su realización, etc.

Si se decide la opción de la forma manual, es decir, la propia empresa escanea los documentos, existen softwares específicos que permiten hacerlo. Por ejemplo, hay opciones gratuitas si la información a digitalizar es muy baja; mientras que si tienes el presupuesto, hay unas opciones pagas con funciones mucho más profesionales.

Si por el contrario, te decides a contratar un gestor o empresa especializada, te comentamos que tienes a tu disposición dos tipos de gestores: por un lado, los específicos para digitalizar documentos y por otro, los gestores documentales más generales.

Los especializados en digitalizar documentos suelen proceder de empresas fabricantes de maquinaria de impresión o digitalización como Canon o Kodak. Incluso, algunos te ofrecen el software al mismo momento de comprar la máquina, pero también se puede comprar el software al tener la máquina con anterioridad.

En conclusión, las diferentes opciones para digitalizar la información son:

  • Software de digitalización
  • Empresa especializada en digitalizar
  • Gestor documental centrado en digitalización
  • Gestor documental general

Este proceso, a su vez, deberá tener un objetivo final. Puedes realizarlo únicamente para ahorrar espacio, pero también puedes apoyarte en él para optimizar tu búsqueda o consulta de archivos. En el primer caso, puede suponer una gran inversión de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina, mientras que  si además lo haces con el objetivo de mejorar el acceso a la información, verás el valor de  tu inversión desde el momento en el que reduzcas el tiempo de búsqueda de un documento.

Para llevar este proceso a cabo, uno de los primeros aspectos a determinar será decidir la estructura de la información, es decir, de qué manera se quiere organizar la información una vez haya sido digitalizada, ya que es importante para la posterior selección del programa.

También es importante considerar que ya que además de la documentación en papel, como pueden ser: facturas de proveedores, albaranes, pedidos de clientes, o seguros; también podríamos necesitar digitalizar otras fuentes de información como planos, mapas, fotografías, archivos multimedia del tipo videos o música; y que  un tipo de información u otra determinará también la solución escogida para ello.

Por ejemplo, si se van a digitalizar facturas es necesario contemplarlo desde el comienzo, dado que estas se rigen por una normativa especial. El software seleccionado que usemos para este fin necesita estar homologado por la Agencia Tributaria Española (AEAT), de forma que el archivo digitalizado conserve el mismo valor que el original. Y es que para digitalizar nuestras facturas con su legalidad correspondiente necesitamos la firma digital. Esta firma identificará al firmante y, si cumple ciertos requisitos, puede ser legalmente válida.

Por otro lado, si al comenzar con el proceso consideras que es mucha la cantidad de información a digitalizar, las fuentes son diversas, no se disponen de los recursos necesarios, etc., lo mejor será, como dijimos anteriormente, subcontratar a un proveedor, que te ofrezca un programa para escanear documentos y digitalizarlos.

De ser este el caso, es muy importante seleccionar adecuadamente al proveedor de dichas soluciones puesto que ello determinará para el éxito del proyecto. Este debe cumplir con varios requisitos a tener en cuenta al momento de la selección.

Una vez decidido como se llevará a cabo el proceso y haber contratado los recursos o el personal calificado para tal fin, llegó el momento de poner manos a la obra.

Este proceso tiene varias fases, y aunque estas variarán en función del programa de gestión que se contrate para realizar la digitalización de documentos, en general, son las siguientes:

  1. Primero será necesario reunir toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips.
  2. Será necesario escanear la documentación para pasarla a formato digital. Esto lo puedes hacer de forma manual, si la cantidad de información no es muy elevada, o con tu empresa especializada si es mucha documentación. Aquí también influirá la capacidad del escáner, ya que dependiendo de su tamaño podría tardar más o menos este paso.
  3. Luego, debes transformar la imagen de la página en texto a través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.
  4. Por último, se almacena la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información y se puede realizar a través de metadatos.

Durante el proceso, también puede ser que necesites dedicar tiempo y recursos a realizar mejoras a la imagen procedente de la digitalización de documentos, de forma que obtengas una mayor calidad de la información. Para esto, algunos softwares incluyen una opción de almacenamiento automático que puede ayudarte y que consistente en un guardado de información digitalizada según criterios de la empresa, que permite ordenarla directamente tras el escaneo.