Ya que has dado con tu brillante idea de negocio, sientes que estás listo para empezar tu andadura empresarial y poner en marcha tu proyecto. Sin embargo, para comenzar con buen pie debemos cimentar nuestra empresa en unas buenas bases legales en la que se cumplan con todos los requisitos jurídicos para comenzar con nuestro proyecto.
Poner en funcionamiento una nueva empresa puede ser un proceso largo y complicado, plagado de trámites burocráticos; y es que son muchos los requisitosque hay que cumplir.
Estos requisitos si es verdad que no suelen implicar una tarea excesivamente difícil, sí requieren de gran dedicación. De hecho, el tiempo medio calculado de todo el proceso son unos 20 o 30 días, el cual en algunos casos incluso podría dilatarse más.
La única forma de salir airosos del proceso es saber con exactitud el paso a paso del registro de una empresa.
A continuación, el equipo de Prada Ingenieros, expertos en licencias de aperturas para empresas y licencia de actividad en Pozuelo de Alarcón, te los explica a detalle:
Paso 1- Planificación
Antes de empezar con los trámites debes de elaborar un plan de negociosque recoja todos los aspectos: definición de la actividad, cuota de mercado, estudio de la competencia, valoración de riesgos, financiación, rentabilidad… Esto te ayudará ir cumpliendo con éxito todos los requisitos a continuación.
Paso 2 – Forma jurídica.
Lo primero es hacer una distinción entre persona física y persona jurídica. Mientras que las personas físicas tienen personalidad jurídica desde el momento de su nacimiento, las personas jurídicas tienen que realizar los trámites oportunos para adquirirla.
Así es que podrás adquirir y poseer bienes de todas clases, contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles o criminales, conforme a las leyes vigentes.
En general, las sociedades adquieren la personalidad jurídica cuando se inscriben en el Registro Mercantil. Llegados a este punto, deberás elegir qué forma jurídica vas a dar a tu nueva empresa.
También hay que tener en cuenta el número de socios que participará en la iniciativa y si son varios puede recurrirse a una sociedad mercantil, a comunidades de bienes o a una sociedad civil…
Entre los tipos de formas jurídicas, y lo que necesitas para formarte como tal, están:
- Sociedad Anónima y Sociedad Limitada de Formación Sucesiva: Registro mercantil, agencia tributaria (AEAT) y la escritura pública hecha ante notario.
- Sociedad Limitada Nueva Empresa: Denominación social, Agencia Tributaria, escritura pública ante notario.
- Empresario Individual o Autónomo: Escritura ante notario, Consejerías de Hacienda de las CC.AA y Registro mercantil provincial.
- Sociedad Civil:Agencia Tributaria, escritura ante notario y Consejería de Hacienda de las CC.AA, Además, los socios han de firmar un contrato privado que detalle de las aportaciones y el porcentaje que tiene cada uno de ellos en la empresa.
- Comunidad de Bienes: Agencia Tributaria, escritura ante notario, Consejerías de Hacienda de las CC.AA. Además, cada comunero ha de estar dado de alta en el Censo de Empresarios.
Paso 3 – Certificación negativa.
Aunque no lo creas, aquí es cuando comienzan los verdaderos trámites administrativos necesarios para poner en marcha tu empresa. Muchas de estas gestiones se diferencian según el tipo de sociedad elegida, sin embargo, la gran mayoría son comunes a todos los tipos de sociedades:
La primera gestión que hay que realizar es indispensable y consiste en ir al Registro Mercantil Central y solicitar la certificación negativa del nombre de la sociedad (CNN) que hayas elegido, la cual es necesaria para acreditar la exclusividad y no existencia de otra sociedad con el mismo nombre.
La sede del organismo encargado se encuentra en Madrid, sin embargo, también se puede realizar el trámite de forma telemática. Luego, debemos presentar este documento en la notaría para obtener la Escritura Pública de la Sociedad.
El citado certificado tiene una vigencia de tres meses a efectos de otorgamiento de la escritura. Esto quiere decir que, pasado ese tiempo, si no has constituido la sociedad tendrás que repetir todo el proceso.
Paso 4 – Redactar los Estatutos de la Sociedad.
Para poder realizar la Escritura Pública de la Constitución de la Sociedad deben de adjuntarse los estatutos sociales de la misma. Estos se tratan de una serie de normas que regirán la empresa, así como las pautas para su desarrollo, solución de los posibles problemas , sus derechos y obligaciones, y los detalles de los principales órganos de administración de la empresa y de la junta de socios.
Paso 5 – Capital social de la empresa.
Otro requisito consiste en el depósito bancario de una cantidad de dinero mínima, la cual suele variar en función del capital social exigido en cada tipo de sociedad, según la forma jurídica elegida en los pasos anteriores
Por ejemplo, para una sociedad limitada el mínimo son 3.000 euros y para una sociedad anónima el capital no podrá ser menor de 60.000 euros.
Para hacerla, todos los socios deberán presentarse en el banco, de forma que cada uno ingrese el dinero que le corresponda, según su participación en la sociedad. Luego de que se haya abierto la cuenta y se haya ingresado el capital, el banco les proporcionará un certificado del ingreso para que lo presenten ante el notario cuando vayan a constituir la sociedad.
Paso 6 – Escritura Pública de Constitución de la Sociedad.
Una vez obtenidos el certificado negativo de denominación y el de ingreso bancario, junto a los estatutos de sociedad, se debe de acudir a un notario con dichos documentos para elevar a público las escrituras de constitución de la sociedad.
Paso 7 – Solicitar el CIF (Código de Identificación Fiscal) provisional y el alta en el censo de obligados tributarios.
Llegamos al punto de la tan temida Hacienda y sus requerimientos. Una vez constituida la sociedad tienes 30 días naturales para acudir a esta entidad y solicitar el CIF a través del Modelo 036.
Este modelo 036 es lo que se conoce como el alta censal, que es el que permite regular tu situación legal dentro del Ministerio, determinando así, los impuestos con los que deberás cumplir durante tu actividad.
Una vez hecho esto, te darán uno provisional durante los seis primeros meses y después ya obtendrás el definitivo. Igualmente, a través de este modelo, te darás de alta en el Impuesto sobre Sociedades, I.A.E., en el IVA y en el censo de retenedores, en el caso de que vayas a contratar a trabajadores.
Convertirnos en empresarios también implica que las personas físicas dueñas de esa sociedad deban registrarse en el Registro especial de trabajadores autónomos (RETA). Para ello, debemos acudir a la Agencia Tributaria con nuestro DNI y rellenar un impreso en el que diremos la actividad que desempeñaremos.
Paso 8 – Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
Luego de conseguir la escritura pública ante el notario, tienes 30 días hábiles para pagar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
Este impuesto se abona por varios conceptos como por constitución, aumento y disminución de capital social, fusión y disolución, Por ejemplo, por constituir una sociedades necesario pagar el 1% del capital social aportado inicialmente.
Aquí cabe acotar que solo se tributara por dicha modalidad del impuesto por la disminución de capital social y la disolución de sociedades, siempre y cuando se entreguen bienes o derechos a los socios, ya que en caso contrario la base imponible será cero.
Para liquidarlo, es necesario acudir a la Delegación de Hacienda correspondiente donde esté domiciliada la sociedad y rellenar el modelo 600.
Paso 9 – Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil.
Con las escrituras en la mano y el Modelo 600 de Hacienda cumplimentado, hay que acudir al Registro Mercantil de la provincia donde la empresa esté domiciliada y depositarlas allí para que la registren en las bases de datos de empresas españolas y la publiquen en el Boletín Oficial del Estado (B.O.E) alcanzando así la plena capacidad jurídica para poder operar con tu empresa.
Unos cuantos pasos más
Luego de tener estos primeros 9 pasos básicos para la constitución legal de nuestra empresa, aún hay unos cuantos pasos más que nos quedan por andar:
- Comunicar la apertura del centro de trabajo a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y obtener un libro de visitas, al menos en el caso de que vayas a contratar trabajadores.
- Solicitar la licencia de actividad o de apertura para poner en marcha el local o la instalación en la que vas a desarrollar tu actividad.
- Darte de alta en la Tesorería de la Seguridad Social.
- Legalizar tus libros de sociedades.
- Registrar tu marca o nombre comercial.
En conclusión, son muchos los pasos que hay que dar y debemos estar muy pendiente de toda la documentación necesaria, los distintos organismos a los que debemos acudir y los formularios que debemos cumplimentar durante el proceso.
Por lo mismo, nuestra última recomendación es acudir a un profesional en materia que te ayude a resolver todas las dudas que se te plantean, te garantice el éxito en todos los pasos que tengas que dar y esté a tu lado al llevar a cabo todos los trámites necesarios para empezar tu negocio “con todos los papeles en regla”.
