Los trabajadores de cualquier empresa española están obligados por ley a fichar al comenzar la jornada laboral y al salir del puesto de trabajo. La empresa debe registrar esta información en un informe específico, para tener un control interno y para ponerlo a disposición de la administración cuando esta lo requiera. Algunas empresas, en el 2022, tienen sus peculiaridades en cuanto al centro de trabajo y la jornada laboral. (Teletrabajo, movilidad geográfica, rotación de turnos, jornadas flexibles). A esta realidad tan diversa hay que responder con soluciones ingeniosas.
Desde el 2019, todas las empresas que operan en España, con independencia de su tamaño y sector, tienen que llevar un registro de la entrada y salida de cada uno de sus trabajadores del puesto de trabajo. La exigencia legal se estableció a través de un decreto aprobado por el gobierno y publicado en el BOE (Boletín Oficial del Estado) el 12 de marzo de ese año. La información la proporciona el trabajador fichando. La empresa tiene la obligación de guardar el reporte mensual de cada trabajador durante 4 años y enseñarlo a la Inspección de Trabajo cuando lo solicite. No cumplir esta norma tiene una multa de 6.250 €.
El Decreto no fija la forma de fichar. Puede ser mediante un sistema informático interno de la empresa, por medio de métodos tradicionales como los relojes de fichar o sencillamente rellenando a mano un documento. Lo que si obliga es a que sea el propio trabajador el que fiche personalmente. Cumplir esta exigencia podría resultar muy sencillo si toda la plantilla entrara a trabajar a la misma fábrica o en una oficina de 9 a 5. Pero la realidad hoy en día es diferente.
Casos especiales.
Lo más sencillo sería fichar a través de un ordenador o tpv instalado en el centro de trabajo. Con ello se quedaría registrada la entrada y salida del trabajador y la empresa podría recopilar con facilidad los datos. Sin embargo, hay muchas empresas que no pueden seguir este sistema o presentan unas particularidades propias. Enumeramos algunas de ellas:
- Centros de trabajo sin informatizar. Las obras, muchos talleres, almacenes, pequeños comercios y establecimientos de hostelería carecen de un ordenador en el centro de trabajo o se emplea para otras funciones. Uno de los sistemas para fichar en estos casos, sobre todo en pequeñas empresas, es consignar la hora de entrada en un documento impreso, acompañado por la firma del trabajador.
- Movilidad de centro de trabajo. Es normal en cadenas de tiendas o en almacenes que un trabajador trabaje unos días en un centro de trabajo y otros días en otro, según las necesidades de la empresa. Si el sistema de fichar está asociado al centro de trabajo concreto, para componer la ficha de ese trabajador la empresa debe hacer rompecabezas. Una tarea que le resta tiempo que podría emplear en otras más importantes.
Algunos trabajos, sobre todo de servicios, no fichan en un centro de trabajo concreto. Son trabajos que tienen que realizar una ronda por varios sitios y no pasan por un almacén central, sino que se dirigen directamente a la primera dirección que tienen fijada en su hoja de ruta. Este es el caso de viajantes de comercio por cuenta ajena, comerciales, servicio posventa y servicios a domicilio.
- En este caso el trabajador realiza el trabajo durante toda la semana o parte de ella desde su casa. Es una modalidad que se popularizó durante la pandemia del COVID-19 y que llegó para quedarse. Muchas empresas ofrecen a sus trabajadores esta opción en lugar de que se trasladen a la oficina. Evidentemente, en este caso, fichar en la sede de la empresa no es factible.
- Flexibilidad horaria. Por necesidades de la empresa o por una política de conciliación de la vida laboral y familiar se puede distribuir el cómputo total de horas mensuales de forma desigual entre los distintos días laborables. Es lo que suele suceder en sanidad, donde los trabajadores realizan 2 días de 12 horas y luego tienen un día de descanso. En otras empresas hay una rotación de turnos. Lo más habitual es que el cambio se realice cada semana, pero hay trabajadores que unos días trabajan de mañana y otros días de tarde. A la administración lo que le importa es que la suma de horas mensuales se corresponda con lo establecido en el contrato de trabajo. Para estos supuestos, tener registrado las horas de cada trabajador es más complicado.
Sistemas para fichar.
Hasta que apareció la obligación legal, muchas empresas tenían sistemas internos de control del horario en los que los trabajadores comunicaban la hora de entrada en al puesto. Gran parte de estos sistemas estaban informatizados y se siguen utilizando en la actualidad. El problema radica en que ahora no es solo para consulta de la empresa, sino que debe estar recogido en informes individualizados para presentarlos a la autoridad laboral. Deben estar actualizados, recoger los últimos meses y seguir unas instrucciones básicas. Esto le supone a la empresa un trabajo extra.
Timenet, un sistema dedicado a la gestión de algunos asuntos relacionados con Recursos Humanos, defiende en su página web registrejornadalaboral.cat que el empleo de las últimas tecnologías es una herramienta fundamental para facilitar estas tareas. Cada vez más empresas externalizan la gestión de su personal, sobre todo las funciones más repetitivas y burocráticas que se pueden automatizar y resolver mediante soluciones informáticas.
En este sentido están las plataformas digitales de Recursos Humanos. Suelen facilitar a los trabajadores sus nóminas y otros documentos legales por internet, en lugar de enviarlas por correo, manteniendo esa información almacenada en la nube y permitiendo su acceso en cualquier momento. Muchos de estos software integran herramientas para que fiche el trabajador cada día.
La alternativa más novedosa son las aplicaciones para móviles diseñadas para este uso. Desde su propio teléfono, el trabajador ficha a la entrada y salida del trabajo y le pasa la información a la empresa. La propia aplicación gestiona los datos permitiendo al trabajador que los consulte y a la empresa que se los descargue cuando lo deseé. Es una solución cómoda y accesible, no requiere la instalación de ningún software y se puede utilizar desde cualquier lugar y a cualquier hora. Solo hace falta un dispositivo con acceso a internet. Muchas de estas aplicaciones no exigen tiempo de permanencia. En el momento en que la empresa no quede satisfecha o quiera probar otro medio, puede darse de baja.
Para fichar en el trabajo en el 2022, ante la variedad de jornadas laborales que existen y las peculiaridades de los trabajos, hacen falta opciones dinámicas que se adapten a ellos y ahorren trabajo a las empresas. La utilización de soluciones informáticas es adecuada para ello.
