En la actualidad la información que se maneja en todos los medios y sectores es de gran importancia. Hacer un uso correcto y manejar los grandes volúmenes con los que se cuenta, es algo que solo puede hacerse gracias a la gestión documental. Esta forma de manejar y gestionar la información, se ha convertido en la gran aliada de los departamentos encargados de la información.
Los grandes volúmenes de información relevante que se manejan en algunos sectores como el bancario y el financiero, requieren de soluciones eficientes que garanticen la seguridad y accesibilidad a los diferentes documentos. La automatización de los procesos, surge como herramienta indispensable a la hora de poder agilizar las tareas, minimizar los errores y optimizar los recursos, al mismo tiempo que se asegura el cumplimiento normativo correspondiente.
De tal manera que la gestión documental es la mejor ayuda a la hora de que los departamentos, sean capaces de procesar los grandes volúmenes de información que, al mismo tiempo, se comparten con otros departamentos y sistemas. Un claro ejemplo lo encontramos a la hora de gestionar pagos y cobros, donde la búsqueda de las órdenes correspondientes, pueden conllevar mucho tiempo. Si se empieza digitalizando los documentos, la automatización del proceso de validación y procesamiento, se hace inmediata.
Gracias a la automatización de dichos procesos y la gestión documental, el flujo de trabajo se simplifica, ahorrando tiempo y agilizando los diferentes procesos. La eliminación de procesos manuales propensos al error, reduce de forma notable el tiempo de procesamiento, mejorando la eficiencia operativa. Mientras que la automatización permite implementar reglas y flujos de trabajo previamente definidos, garantizando el control de la gestión.
Las instituciones financieras, se encuentran en un constante ir y venir de documentos. El flujo es continuo y abarca desde contratos de crédito hasta el registro de las transacciones. Una gestión eficaz de estos documentos, constituye la piedra angular de la operativa diaria y el cumplimiento normativo. Lo que supone una serie de desafíos.
El reto que supone la gestión
Dentro del sector financiero, los documentos son algo más que meras hojas de papel. Los expertos en soluciones documentales para empresas de Everygit, nos recuerdan que estos papeles representan acuerdos, evidencias de una transacción, registros de cumplimiento, etc. Una mala gestión de estos documentos, puede conllevar pérdidas financieras, incumplimiento de la normativa y, daños a nivel reputación. De ahí que existan algunos desafíos que enfrentar por parte de las instituciones financieras, en lo relativo a la gestión documental.
Uno de esos retos supone el cumplimiento de la normativa. Las regulaciones financieras exigen hacer un manejo meticuloso y realizar un almacenamiento seguro de los documentos. La falta de un buen y robusto sistema de gestión documental puede conllevar una serie de sanciones y, el consiguiente daño en la reputación de la institución o empresa.
Contar con un fácil acceso y recuperación de los documentos, resulta indispensable. Encontrar un documento en particular dentro de un sistema de archivo desorganizado, puede ser tan complicado como encontrar una aguja en el pajar. La falta de un sistema de recuperación que sea eficiente, puede hacer que se reduzca la productividad y la satisfacción del cliente.
Ni que decir tiene que otro reto es la seguridad. La protección de la confidencialidad e integridad de los documentos financieros es tan esencial como indispensable, por lo que debe ser máxima. Los documentos pueden ser objeto de un ataque cibernético, lo que puede implicar la fuga de información sensible.
Integrar los sistemas es un asunto delicado, puesto que el manejo de los documentos, puede implicar que se produzca interacción con múltiples sistemas. Esto puede llevar a que se produzca pérdida de la información si el manejo no es el adecuado.
Los procesos desasistidos y automáticos, dan como resultado datos de salida que pueden ser aprovechados en otros entornos. Por lo que la integración de los sistemas financieros, unidos a los sistemas de gestión documental, permite maximizar los beneficios que supone disponer de acceso a la información financiera, en tiempo real y de forma centralizada, lo que facilita la búsqueda de documentos, tales como los contratos, facturas, albaranes, estados financieros y políticas internas.
Superando el reto
Todo reto debe ser superado y los que supone la gestión documental lo son. Para enfrentarse a los desafíos que supone todo lo relativo a la gestión de la información, una correcta gestión documental es indispensable. La seguridad y prevención de fraudes es una de las mayores preocupaciones de las instituciones financieras. Los documentos financieros contienen información sensible e importante, por lo que de caer en manos equivocadas, puede ser utilizada para cometer un fraude. Un buen sistema de gestión documental proporciona el nivel de seguridad apropiado para proteger este tipo de documentos.
Estos sistemas, pueden garantizar que el acceso a los documentos se realice solamente por personas autorizadas, proporcionando un registro de todas las acciones que se realicen en torno a un documento. Con esto se puede ayudar en la prevención de fraudes, proporcionando la evidencia necesaria si se produce una investigación. Además de que los documentos digitales son menos susceptibles a la pérdida o el daño físico.
Cuando se incorporan clientes dentro del sector financiero, se produce una recopilación y verificación de datos y documentos. En estos casos, es indispensable contar con un sistema de gestión documental eficiente, de manera que se pueda automatizar el proceso, mejorando la eficiencia y minimizando la posibilidad de que se produzcan errores humanos. Los documentos requeridos, pueden ser subidos por los mismos clientes, siendo verificados por el sistema, lo que elimina la necesidad de que se produzca intervención humana. Un buen sistema permite una recuperación y revisión de los documentos rápida, lo que resulta de gran utilidad si se produce una auditoria o una disputa.
Los mismos sistemas de gestión, son capaces de cumplir con la normativa. Las regulaciones dentro del sector financiero, son estrictas a la par que cambiantes. Los bancos y otras instituciones financieras, necesitan que la regulación se siga al pie de la letra, con objeto de evitar multas y sanciones. Un sistema de gestión documental eficiente, ayuda a que se garantice el cumplimiento de la normativa, manteniendo un registro preciso de todas las transacciones y comunicaciones que se producen con los clientes.
Al mismo tiempo, los sistemas de gestión, pueden mantener un registro de las actualizaciones de la normativa, garantizando que las partes implicadas se mantengan informadas de dichos cambios. Con lo que se garantiza el cumplimiento del reglamento y ayuda a que las instituciones se mantengan actualizadas.
En la misma línea, las instituciones financieras cuentan con una serie de políticas y procedimientos que deben seguir de forma estricta. Con el sistema de gestión documental, las instituciones pueden manejar de forma eficiente sus propias políticas y procedimientos, manteniendo una versión actualizada. De manera que se garantiza que los empleados reciben la comunicación correspondiente y actualizada, manteniendo un registro de las versiones anteriores.
Si se produce una auditoría o investigación por fraude, las instituciones pueden recurrir al mismo sistema de gestión documental y proporcionar con rapidez la documentación relevante. Esta eficiencia a la hora de recuperar los documentos y presentarlos, puede resultar de un valor incalculable en dichas situaciones.
Todo esto supone una mejora del servicio al cliente, puesto que esperan que las transacciones a realizar con el banco o la institución financiera correspondiente, sea rápida y sin problemas. Los sistemas de gestión ayudan a que esto sea así, agilizando las transacciones. Además, al automatizar los procesos documentales, los empleados del banco, pueden dedicar tiempo a realizar otras actividades con mayor diligencia, lo que supone una mejor atención al cliente.
Puesto que los contratos son parte integra del sector financiero, su administración debe ser eficiente. Tanto si se trata de un contrato de préstamo como si es para una cuenta bancaria o un seguro, cada documento es esencial. Los sistemas de gestión facilitan la administración de los mismos, enviando alertas automáticas cuando van a finalizar, asegurando que no se pase la fecha de renovación. Sin olvidar que facilitan la revisión y aprobación de los contratos y garantizan un manejo del proceso, eficiente y carente de errores.
En definitiva, la gestión documental ha supuesto una revolución para el sector financiero. El impacto en ciertas áreas esenciales, es tangible. Sobre todo debido a la automatización de los procesos, lo que reduce de forma notable la carga de trabajo manual, aumentando la eficiencia y minimizando el error. Con el cumplimiento de la normativa que supone, se simplifica todo en un registro actualizado de las transacciones y comunicaciones, por lo que la seguridad se ve reforzada, mediante los correspondientes controles de acceso y los registros detallados.
Gracias a la digitalización de los documentos, se impulsa la eficiencia y la seguridad de todo el aspecto burocrático, reduciendo en gran medida el impacto medioambiental. Permite acceder en remoto a la documentación, lo que es esencial en lo concerniente al trabajo a distancia y supone una mejora en la atención y servicio al cliente, facilitando un servicio más rápido y eficiente que permite a los empleados, interactuar con los clientes. Por lo que la gestión documental se ha convertido en una herramienta de gran valor, para que las instituciones financieras, optimicen sus operaciones y mejoren sus servicios.
