Si algo cambia más que el tiempo, es la normativa. Desde hace unos años, las leyes y la normativa son algo que cambia de forma considerable sin dar tiempo siquiera a conocerlas. La mayoría nos quedamos anticuados y atrasados dentro del panorama legal, lo que tiene algo positivo: no nos metemos en problemas y seguimos el camino correcto a pesar de no estar al día. Sin embargo, en el plano laboral, los cambios son de gran importancia, sobre todo para los empresarios que tienen que tener muy presentes las normas a cumplir para evitar sanciones y poder superar las inspecciones de trabajo.
Los empresarios tienen que asegurarse de que sus empresas cumplan con todas las responsabilidades laborales para garantizar un buen funcionamiento empresarial y terminar el año sin sanciones. Es importante destacar que, aunque existen obligaciones que se aplican a empresas con cincuenta o más personas en plantilla, existen otras muchas que son de aplicación a todas las empresas con absoluta independencia del tamaño.
Una de las obligaciones más importantes para las empresas que cuentan con cincuenta o más empleados es la relativa al plan de igualdad, a la protección de datos o al Comité de Seguridad y Salud. Aspectos sobre los que vamos a hablar en este artículo.
Plan de igualdad y plan de igualdad LGTBI
Toda empresa que cuente con más de cincuenta empleados en plantilla tiene que disponer de un Plan de Igualdad activo. Esta obligación no es nueva y lleva ya varios años vigente, pero muchas empresas todavía no han cumplido con esta responsabilidad, como nos aseguran desde Durán & Enguita Abogadas, donde ofrecen un servicio jurídico cercano, riguroso y adaptado a cada situación. Razón por la que los planes de igualdad se han convertido en una de las obligaciones más vigiladas por la Inspección de Trabajo. Incumplir con esta obligación y no disponer de un Plan de Igualdad puede conllevar sanciones de hasta doscientos veinticinco mil dieciocho euros. Además, puede afectar a la empresa, ya que la Ley de PGE modificó la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público y las empresas que no dispongan del plan de igualdad no podrán contratar servicios con la Administración.
Con el añadido de la entrada en vigor de la Ley 4/2023, conocida como Ley Trans, por la cual las empresas tienen la obligación de implementar un Plan LGTBI que garantice la no discriminación hacia las personas que pertenecen al colectivo LGTBI dentro del entorno laboral. De manera que las empresas que tienen más de cincuenta personas en plantilla tienen la obligación de contar con este plan o se exponen a sanciones de hasta ciento cincuenta mil euros.
Si se quiere contratar personal y acceder a las bonificaciones que supone la contratación, es fundamental disponer de un Plan de Igualdad que sea efectivo en la empresa.
Otra de las obligaciones y planes fundamentales en las empresas es el Plan de Prevención del Acoso Laboral. Esta obligación conlleva un protocolo de prevención frente al acoso laboral y todas las empresas tienen que contar con él, independientemente del número de trabajadores que se tenga en plantilla. El protocolo de prevención de acoso laboral tiene la finalidad de proporcionar una vía de comunicación mediante la que presentar denuncias o reclamaciones en el caso de sufrir algún tipo de acoso dentro de la empresa. Es igualmente importante cumplir con la Ley Orgánica 10/22 de garantía integral de la libertad sexual para establecer vías de comunicación efectivas para las víctimas que sufran acoso en el ámbito digital.
El Protocolo de desconexión digital viene regulado en la Ley 10/2021 de 9 de julio, en la que se regula el derecho a una desconexión digital. Todas las empresas tienen que respetar y garantizar un tiempo de descanso a las plantillas que trabajan en el ámbito digital, además de su intimidad personal y familiar. Incumplir la desconexión digital y llamar a los trabajadores fuera de la jornada laboral puede conducir a multas de hasta siete mil quinientos euros.
Todas las empresas, sin que importe su tamaño o el sector en el que operan, tienen que implementar un protocolo de desconexión digital que busca garantizar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, protegiendo a los empleados de un exceso de conectividad.
En la misma línea, todas las empresas tienen la obligación de contar con un Plan de Prevención de Riesgos Laborales y proveer a los empleados del material necesario para que realicen sus funciones con plenas garantías de seguridad de manera igualmente segura. En los últimos tiempos ha cobrado relevancia prestar atención a los riesgos psicosociales y la falta de atención a la salud mental puede acarrear sanciones de hasta ochocientos diecinueve mil euros.
Teletrabajo, registro de la jornada y otras obligaciones
Las empresas que tienen empleados que trabajan en modalidad de teletrabajo tienen que cumplir con ciertas obligaciones. Es importante que se formalice por escrito el acuerdo de trabajo a distancia, según la Ley 10/2021, con todas aquellas personas trabajadoras que vayan a cumplir con su trabajo en esta modalidad. El acuerdo de teletrabajo se puede incorporar al contrato inicial o realizarse después e incluirse como anexo. Es de gran importancia que este acuerdo se firme antes de que el empleado empiece a teletrabajar. Si se producen cambios en las condiciones de trabajo al pasar a la modalidad de teletrabajo, tienen que reflejarse en el acuerdo y no formalizarlo como es debido puede tener sanciones de hasta siete mil quinientos euros, ya que se trata de una infracción grave.
Una inspección de trabajo puede llegar a la empresa y solicitar un registro horario de los trabajadores. Con la entrada en vigor del RD Ley 8/2019, todas las personas trabajadoras tienen que registrar su jornada laboral completa, desde el inicio de la misma hasta la finalización de la jornada. Para garantizar la integridad de estos registros, lo más aconsejable es recurrir a los sistemas informatizados que no se pueden manipular. La inspección puede revisar y exigir el registro completo en el caso de detectar alguna irregularidad en el registro.
Durante este año se considera la implementación de un nuevo registro de jornada laboral digital. Este registro va a ser digital y accesible en todo momento, y la empresa tiene que conservarlo durante cuatro años. Incumplir con esta obligación de registrar la jornada puede conllevar sanciones de hasta doscientos veinticinco mil dieciocho euros.
Seguimos con las obligaciones de las empresas y todas aquellas que superen los cincuenta empleados tienen que reservar un dos por ciento de sus puestos de empleo a las personas que padecen algún tipo de discapacidad, lo que se denomina cuota de reserva. El cálculo de plazas se realiza en función del total de la plantilla sin tener en cuenta la cantidad de centros de trabajo que tiene la empresa ni la modalidad de contratación de los empleados. Según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el incumplimiento de esta cuota de reserva se considera falta grave y las empresas que no cumplan con esta obligación se enfrentan a sanciones de hasta siete mil quinientos euros y a la pérdida de beneficios y bonificaciones durante dos años.
Dentro del artículo 38 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, se establece la obligación para las empresas que superen los cincuenta empleados de la creación de un Comité de Seguridad y Salud que tiene que estar formado por los delegados de prevención (representantes de los trabajadores especializados en prevención de riesgos laborales) y el empresario o sus representantes. Incumplir esta obligación puede llevar a sanciones de hasta doscientos veinticinco mil dieciocho euros.
Si nos pasamos al Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 63, se establece la regulación del Comité de Empresa, encargado de la defensa de los intereses de las personas que trabajan en la empresa. Se constituye en cada centro de trabajo que supere las cincuenta personas empleadas.
Antes de finalizar y recordando que existen muchas otras obligaciones que las empresas tienen que cumplir, no queremos dejar a un lado los tipos de contrato permitidos actualmente. Tras la reforma laboral, se han impuesto restricciones en cuanto a la temporalidad de los contratos y se ha reforzado la figura del contrato fijo discontinuo. La Inspección de Trabajo vigila a las empresas para saber si contribuyen a la creación de empleo estable, para lo que los inspectores se centran en las empresas de trabajo temporal y ponen todo su empeño para combatir el fraude en las contrataciones.
La normativa vigente solo permite dos modalidades de contratación temporal: contrato temporal por circunstancias de la producción y contrato temporal por sustitución. Estos contratos solo se pueden utilizar en supuestos muy concretos y tiene que existir una causa justificada para recurrir a ellos. Además de ser imprescindible que el contrato detalle con precisión la causa, las circunstancias concretas que lo justifican y la duración prevista.
En el caso de los contratos indefinidos, se puede recurrir a contratos indefinidos a jornada completa, contratos indefinidos a jornada parcial y contratos fijos discontinuos, cuando la actividad se desempeña en periodos intermitentes.
Podríamos seguir con la normativa laboral actual y cómo cambia continuamente, pero lo dejamos aquí, con algunos de los puntos más importantes.
