Hoy en día la tecnología ha inundado todas las funciones y departamentos de las empresas, cualquiera que sea la industria en la que se desenvuelven y cualquiera que sea su tamaño. De pymes a grandes empresas usan la tecnología para facilitar todas sus labores y ofrecer un mejor servicio y mejores productos a sus clientes. Incluso la usan para facilitar el trabajo en equipo y sacar el máximo provecho de sus recursos humanos.
Por lo mismo, cuando vemos las descripciones en los cargos que las empresas quieren llenar ahora siempre se pide ciertas habilidades y conocimientos en el ámbito digital, de forma que los empleados sepan usar las tecnologías en la empresa a su favor y el de sus equipos, facilitando sus tareas y mejorando su rendimiento.
Para una de las tantas funciones en la que es usada la tecnología en pro del desempeño de los equipos es para la comunicación entre departamentos e incluso con socios y clientes.
Sabemos que una buena comunicación es la que hace que los equipos de trabajo se integren, se mantengan coordinados, organizados y productivos y que se logren los objetivos, por no hablar de que es la base de un buen ambiente de trabajo, en donde reine la armonía.
Así, se ha ido creando el concepto de coworking, muy conocido hoy en día y en el que se basan casi todas las empresas, y también se ha incluido a la tecnología como medio que facilita las comunicaciones por medio de distintos programas y sistemas que permiten sacar el mayor proyecto de las interacciones entre trabajadores.
A continuación, hemos elaborado un artículo con todo lo que engloba la tecnología de las comunicaciones dentro de los equipos de trabajo con la ayuda de los expertos en sistemas tecnológicos para la gestión de recursos humanos de Kairos. Sigue leyendo y entérate de todo.
¿Qué es el coworking ?
Comenzaremos por definir el “coworking” para aquellos que aún no lo conozcan, ya que es un concepto clave para entender como funcionan los equipos, y sus comunicaciones, hoy en día. El coworking o trabajo colaborativo es la más conocida de las modalidades de trabajo creadas a partir de las nuevas tecnologías, y se refiere a un grupo de profesionales que trabajan en proyectos individuales pero compartiendo un espacio real o virtual.
Así, hoy en día existen muchos lugares pensados para proporcionarle a los trabajadores freelance y a algunas empresas pequeñas un espacio de trabajo en donde no tengan que lidiar con las distracciones y otras limitaciones del trabajo en casa y que permitan, entre muchas ventajas, desarrollar verdaderos canales de networking entre empresas y trabajadores de diferentes áreas y empresas. Otras de las ventajas, por ejemplo, es la reducción de gastos en oficinas propias, espacios adaptados a diversidad de necesidades, incluso para eventos o reuniones con clientes y socios, etc.
Así, es justo en estos espacios donde hay tantos trabajadores que necesitan establecer canales de comunicación que la tecnología se ha desarrollado a toda su amplitud brindado diferentes oportunidades para comunicarse de forma rápida, práctica y eficaz, usando el mayor provecho de las relaciones que pueden establecerse y manteniendo a equipos comunicados sin importar zona o uso horario.
¿Cuál es el papel de la tecnología en el trabajo colaborativo?
Ahora si entramos en materia hablando del papel de la tecnología dentro de estas relaciones. Esta permite el acceso a tecnologías, dispositivos y herramientas que facilitan muchas tareas, siendo una de ellas la comunicación efectiva.
Aprovechando los beneficios ofrecidos por la tecnología y el acceso a internet, trabajadores ubicados a cientos de miles de kilómetros de distancia pueden trabajar en un mismo proyecto de forma coordinada y manteniéndose en constante comunicación. Así, siempre pueden estar al tanto del trabajo y el avance de sus colegas, conocer opiniones y obtener feedbacks, pedir ayuda, y en el caso de los supervisores, hacer sus labores de supervisión y evaluación de empleados que quizá no comparten el mismo espacio real que este.
Algunos ejemplos de tecnología en el trabajo que, en algunos casos ya conocemos, son el correo electrónico, los bancos de imágenes, los asistentes como Siri o Alexa, los programas de edición de texto e imagen, los programas de diseño gráfico, las aplicaciones para establecer videollamadas… así como plataformas de organización del trabajo como la famosa Trello.
En fin, son una gran variedad que es imposible nombrar aquí. Pero, lo que todas comparten es que rompen las barreras del tiempo y el espacio y permiten a los empleados, aunque se encuentren en distintas partes del mundo, trabajar conjuntamente por un objetivo común, compartiendo documentos, datos, feedback, conocimientos, etc. De forma tan rápida y efectiva como si estuvieran uno en frente del otro.
¿Cómo mejora la Inteligencia Artificial el trabajo en equipo?
La comunicación entre equipos debe mantenerse de forma constante y además gestionarse con eficiencia, esto sabiendo que los malos entendidos y conflictos en este tipo de ambiente, por muy controlados que estén y muy armónicos que parezcan, suelen estar a la orden del día. Entonces, se convierte en una tarea titánica para los encargados de recursos humanos, quienes tienen que involucrarse en procesos largos y tediosos, obtener resultados es después de meses y atacando los problemas y déficits en los equipos con retrasos.
Por el contrario, cuando usan la Inteligencia Artificial (IA), por medio de la inclusión de dispositivo y herramientas, el trabajo se automatiza y vuelve más eficiente. Por ejemplo, no solo se puede mantener al equipo conectado mucho más fácilmente y de forma inmediata, sino que también se puede hacer una mejor organización de las tareas, los tiempos de entrega y el avance del equipo, quedando todo registrado en plataformas digitales a las que todo el equipo puede acceder cuando lo necesite desde cualquier lugar y en cualquier momento, obtener feedbacks y detectar problemas en cuestión de segundo, así como la obtención de informes inmediatos en base a datos reales que van quedando registrados en los sistemas y que permiten diseñar acciones necesarias para la mejora sin perder demasiado tiempo.
Incluso, muchos de estos sistemas permiten detectar las emociones de los trabajadores que las usen, ayudando a mejorar las relaciones e interacciones humanas, muy contrario a lo que algunos piensan de que restan el componente humano de los equipos, volviéndolo todo muy robótico. Esto porque al poder optimizar muchas de las tareas de los trabajadores, y mejor la comunicación entre ellos y con sus jefes, se sienten más productivos, menos estresados, y con más tiempo útil, incluso evitando el tener que quedarse en la oficina haciendo horas extras.
Un estudio de Cisco demostró que los asistentes virtuales puede mejorar las tareas en el trabajo, tales como redactar documentos o correos electrónicos e incluso optimizar la participación en reuniones. De hecho, el 57% señaló que la IA en lugares de trabajo puede aumentar la productividad y un 51% de los encuestados que esta puede aumentar el enfoque de los trabajadores.
Beneficios de la tecnología en el trabajo en equipo
Como vemos, la IA ha llegado para volverse una parte clave de los trabajos en equipo incluyendo tecnología BIM, e incluso realidad virtual, y en muchos casos una transformación digital completa. Esto en mira de la cantidad de beneficios que esto aporta a la productividad de los empleados y la rentabilidad de las empresas, entre los que hemos mencionado la optimización de tareas, la elaboración de informes, la mejora en las comunicaciones, etc. No obstante, son muchas las ventajas que podemos obtener de los ambientes de trabajo que apuestan por la tecnología, Kairos nos comenta algunas:
- Ahorran tiempo. Se puede acceder a reportes en tiempo real, eliminar el uso de las engorrosas planillas excel y así mejorar los tiempos de comunicación para la toma de acciones.
- Facilitan el análisis continuo. Facilitan llevar a cabo reuniones semanales de avances, permiten la elaboración de reportes simples y con mucha rapidez. Permiten un control más eficiente y sencillo de llevar a cabo de parte de los supervisores de los equipos y los gestores de recursos humanos y más.
- Potencian el Trabajo en Equipo. Cada responsable del trabajo puede ir comunicando su avance de forma inmediata y práctica, el cual pueden ver los demás miembros del equipo desde cualquier dispositivo. Permiten la colaboración de diferente miembros del equipo en un mismo proyecto así estos se encuentren en espacios físicos muy distantes. Permite una delegación de tareas y una comunicación de las mismas más organizada y más efectiva, etc.
- Propician mejores compromisos. Los equipos logran transmitir información precisa y de forma inmediata, por lo que se genera un mayor compromiso entre los miembros encargados de un proyecto y también un aumento en la productividad, ya que se logra una mejor coordinación y colaboración.
- Baja la ansiedad. Las tecnologías logran optimizar cientos de tareas, hacer una mejor toma de decisiones, alcanzar mejor las metas diarias del equipo y con un mejor uso del tiempo disponible, por lo que el estrés disminuye, permitiendo trabajar más tranquilos, evitar horas extras o tener que rehacer trabajos.
