Si eres empresario y tienes a tu cargo una plantilla de trabajadores, debes saber que la ley te exige llevar un registro de sus jornadas laborales por medio de sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral.
Además, debes estar bajo el conocimiento de las normativas relacionadas para poder cumplirlas al pie de la letra y no tener que enfrentar más adelante algún problema legal que pueda afectar el buen funcionamiento de tu empresa. Por eso, Timenet, expertos en la gestión de la jornada laboral, elaboraron esta guía para ti.
Cambios normativos en el registro de la jornada laboral
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo recupera el registro de jornada tras más de un año y medio de falta de obligatoriedad de dicho control.
Hay que recordar que el Tribunal Supremo libraba a las empresas de esta actuación mediante sentencia dictada en abril de 2017, y a solo un mes después, la Inspección de Trabajo dejaba de perseguir la ausencia de registro de la jornada en autónomos y empresas con trabajadores contratados.
Ahora, este Real Decreto viene a modificar aquellos apartados sobre el registro de jornada incluidos en la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre. Conforme a las modificaciones la Ley queda redactada de la siguiente manera:
(…)La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. (…)
Por tanto, el criterio vuelve a ser el establecido en el Plan de Control de 2016 que endurecía la vigilancia sobre el registro de jornadas a tiempo completo que hasta el momento no eran obligatorias.
Objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores
Esta medida de registro de jornada busca asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Al igual que, también le permitirá un mejor control del funcionamiento de las empresas en este sentido a la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.
Condiciones del registro de la jornada laboral
Si bien ya en el contrato del empleado debe indicarse la distribución de la jornada laboral, el empresario también debe cumplir por ley dos obligaciones adicionales a esta indicación y al registro diario del horario:
- Realización del cómputo total por mes de horas ordinarias y extraordinarias y entrega de copia del resumen al trabajador junto a su nómina.
- Conservación de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años y a disponibilidad del trabajador y la Inspección de Trabajo.
Sanciones por incumplimiento del registro de la jornada laboral
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera:
Falta grave la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada. Dándose el caso de incumplimiento en materia de jornada y conforme al Art.7 nº5 de esta Ley la imposición de multa sería a partir de los 626 euros con un grado máximo de 6.250 euros.
Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve contemplada en el Art.6.6 de la Ley.
Información requerida para el registro de la jornada de trabajo
Ya que dejamos claro que el empleador está en la obligación por ley de registrar la jornada laboral de sus trabajadores, y de lo contrario podría enfrentar penalizaciones, este debe disponer de una plantilla para gestionar su control y hacer una posterior entrega al trabajador.
No existe un modelo oficial como tal que deba usarse para tal fin, pero lo que sí es que debe registrar la siguiente información:
- Identidad de la empresa
- Identificación del trabajador
- Jornada de trabajo establecida en el contrato de trabajo
- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo
- Firma del representante legal de la empresa
- Recibo del trabajador
Hojas para el control horario de los empleados
Ya que el control de horario no es algo nuevo; antes se solían utilizar las conocidas tarjetas de fichaje, en las que una máquina hacía agujeros para marcar la asistencia de los trabajadores.
Ahora, los métodos han evolucionado y ofrecen variedad de hojas de registro. En este caso, el responsable de RRHH de la empresa será el encargado de crear un sistema para contabilizar las jornadas de cada trabajador, siendo estas algunas de las opciones:
- Cuadrículas impresas. Si se prefiere el tradicional método en papel, basta con elaborar una cuadrícula impresa en una hoja que siempre debe estar a disposición de los empleados.
- Plantillas de Excel. Otro modo de hacer el control horario es con una hoja creada a partir del programa Excel. Esta opción es mejor que por medio impreso porque el programa ofrece fórmulas que pueden agilizar el proceso. Si, además, lo haces a partir del programa online Google Excel Sheets, los trabajadores podrán tener acceso a la hoja desde todos sus ordenadores y se actualizará para todos cada vez que alguien introduzca un cambio.
- Apps para el control horario de los trabajadores. Esta es una manera sencilla, rápida y fiable de registrar la jornada laboral. Incluso, algunos software de registro que puedes contratar se encargan de automatizar otras tareas administrativas de Recursos Humanos, además de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, lo cual será de mucho provecho para la optimización de tus funciones como empresa.
Control horario a empleados durante el teletrabajo
Ya que el teletrabajo se ha vuelto parte del sistema de todas las empresas en estos tiempos de pandemia, también se deberá registrar los horarios de estos empleados de acuerdo a la ley. Los empleados que trabajan en remoto también deben continuar cumpliendo con funciones del tipo de dar detalle de los bienes entregados, el trabajo realizado, y adoptar las correspondientes medidas de prevención de riesgos laborales y protección de datos.
Excepciones a la ley de control horario
Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales:
- En primer lugar, las relaciones de carácter especial recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, las cuales incluyen:
- El personal de alta dirección.
- Las trabajadoras domésticas.
- Los penados en instituciones penitenciarias.
- Los deportistas profesionales.
- Los artistas en espectáculos públicos.
- Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
- Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
- Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.
- En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por ejemplo, el caso de los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada día a día y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual; o de determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y aquellos que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).
- En tercer lugar, los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas.
