Un buen software de gestión documental debe tener una serie de características para que seleccionar el proveedor sea algo más sencillo y la empresa no tenga que sufrir imprevisto alguno cuando se haga la transformación al medio digital. Vamos a ver las características:
Alta capacidad de búsqueda
Fundamental cuando se quiere hacer una búsqueda rápida y eficaz de los documentos precisos.
Check-in/ check out
Una característica que hace posible que los trabajadores abren o bloqueen un documento las veces que quieran de cara a evitar que cualquier persona pueda modificar a la vez el documento. Por lo tanto, habrá un solo documento que lo que hará será evitar más trabajo de cara al futuro.
Registros de la auditoría
Una característica que sirve de gran ayuda a todo tipo de empresa para poder identificar los procesos fundamentales de cara a poder prevenir cualquier clase de violación en materia de seguridad o de incumplimientos de las normas. Esto es realmente importante y lo agraden mucho los usuarios como nos recuerdan los profesionales de programesdegestio.cat.
Anotaciones
Funciona parecido a los famosos post-it, con una función que hace posible que todo trabajador pueda llegar añadir o excluir información en un documento sin que el mismo pueda afectar al desarrollo o la propia imagen.
Marcado
Una herramienta que es bastante útil en el caso de que haya plazos que cumplir para retener documentos o poder deshacerse de los archivos.
Seguridad
La seguridad es fundamental cuando queremos contar con un software de gestión de documentos.
Es importante la seguridad y que los documentos sean confidenciales, pues esta clase de softwares hacen posible el control del acceso o no a los distintos archivos. Deben de hacen posible una serie de servicios:
Nivel departamental.
Nivel grupal. Son permisos a nivel global que puedan aplicarse a la totalidad de grupos de trabajo.
Nivel usuario. No hablamos de permisos como grupo o departamento, es necesario que se otorguen a nivel individual para hacer las transacciones.
Seguridad del software de gestión de documentos
Los mecanismos de seguridad en este sentido hacen posible el control de quien puede acceder a dichos documentos.
Los permisos que se van a establecer, lo que hace es determinar la forma en que los usuarios van a interactuar con las informaciones que hay en el sistema.
Con el software de gestión de documentos hacen posible muchos niveles de premios:
Departamento
La totalidad de derechos son asignados por el departamento
Sistema
Son establecidos los permisos globales a la totalidad de grupos
Nivel de grupo
La forma de mayor eficiencia para administrar la seguridad al necesitar la configuración de los permisos de seguridad solo una vez para muchos usuarios.
A nivel de usuario
Es necesaria una tabla de auditoria al detalle para entender totalmente lo que ocurre y ayudar con los cumplimientos legales. La tabla de auditoria nos muestra el historial de transaccional.
En la información de la auditoría tienen que estar los puntos siguientes:
ID, la que puede generar el sistema para la transacción.
Nombre de usuario
El que se utilizó.
Fecha y hora
El momento justo en que se hizo la transacción.
Información
La información de manera detallada
Acción
Lo que se hizo
Automatización de workflows
Al automatizarse los procesos, se mueven los documentos para que mejore la eficiencia y el retorno inversor. La totalidad de procesos pueden ser bastante complejos y va entrando información novedosa en la totalidad de procesos, siempre pensando en que se deben tomar decisiones.
No se puede decir que únicamente consiste en la aceptación o el rechazo de documento. Hay que tener en cuenta que la función de este tipo de software tiene que tener flexibilidad y un potencial interesante. El sistema debe dejar que se creen y editar los flujos de trabajo sin que haya que ser un programador.
Integración de los sistemas
Mucha gente se pregunta la eficacia que existe si se obtiene si la documentación se asocia con un cliente que se encontrase a un solo clicar de distancia. En bastantes casos, un software sin integración podemos decir que es similar a una solución que está incompleta.
La integración del software con las diferentes apps que los trabajadores usan a diario, lo que hace es acelerar la adopción de los usuarios, crece la productividad y se reducen los costes de las organizaciones.
Esperemos que todo esto haya sido de importancia para ti y el papel que desarrollan estas nuevas tecnologías, que de una forma u otra lo que han hecho es tomar protagonismo y no parece que nada se lo vaya a quitar en el futuro a medio o largo plazo. Desde aquí te deseamos la mayor de las suertes en este sentido.
