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¿Cómo implementar un espacio de coworking correctamente?

Hoy en  día el mundo de los negocios está lleno de autónomos, startups y pymes que intentan hacerse un hueco en su industria y que intentan sacar adelante su propio proyecto, construyendo desde cero lo que un día será su gran empresa. Sin embargo, cuando están dando estos primeros pasos no se pueden permitir ciertos lujos que las grandes empresas sí. Por ejemplo, pagar los altos costos de alquiler y manutención de una oficina para el emprendedor y sus empleados (de tenerlos); y porque también para el tipo de empresa que llevan al inicio, sería un despilfarro de dinero invertir en un espacio para solo uno o dos trabajadores que bien pudieran trabajar desde casa con sus ordenadores y ser igualmente efectivos.

Ya a estas alturas se sabe que la efectividad no tiene nada que ver con el lugar de trabajo, esto se ha demostrado en la era del teletrabajo, pero si es verdad que no siempre es posible trabajar desde casa y muchas veces esto puede traer más distracciones que inspiración.

Así, aparece una solución que no es ni blanco ni negro, el coworking. Se trata de oficinas que ofrecen espacios a emprendedores y pequeñas empresas para utilizar a manera de oficina para realizar sus funciones por una cuota bastante accesible al mes y que además les ofrece un ambiente profesional, en donde es fácil hacer relaciones de networking con otros empleados, emprendedores o empresas, que ofrecen espacios para reuniones y hasta actividades para el desarrollo profesional de todos los clientes.

Así, podemos salir de casa a un lugar pensado para desarrollar lo mejor de nuestros talentos profesionales y que además nos brinda muchas ventajas a nivel empresarial, pero sin tener que invertir en un local propio, en fin, lo mejor de dos mundos.

Incluso, los coworking se han vuelto una tendencia y son cada vez más los trabajadores que optan por esta opción, sobre todo porque ahora podemos encontrar coworking en cientos de lugares y de seguro que tendrás uno muy cerca de casa.

No obstante, para poder aprovechar al máximo esta opción, hay que saber muy bien como implementarla dentro de nuestra empresa, sea que tengamos otros empleados o no. Aquí te diremos como hacerlo con la ayuda de Mitre, 126 Workspace, expertos en coworking y oficina virtual en Barcelona.

¿Qué debes tener en cuenta si vas a implementar tu propio Espacio Coworking?

La idea de estos espacios es que nos ofrezcan un lugar donde compartir ideas, conocimiento, fortalecer las relaciones, el trabajo en equipo, hacer Networking, etc., y que además permita aumentar la productividad de los empleados y mejorar el trabajo en equipo. Incluso, que sean una nueva industria en la que incursionar, creando espacios donde cualquier pueda trabajar con solo armarse de su laptop y una buena conexión a Internet.

En fin, cualquier que sea el caso, ya se que quieras implementarlo en tu compañía, o que quieras crear uno para ofrecerlo a otros clientes, y convertirlo en tu negocio, se debe saber como implementarlo para lograr el ambiente deseado.

Por ejemplo, para elegir un buen coworking o montar uno atractivo, hay que primero pensar en el diseño y el estilo que este tiene, ya que por ahí comienza la percepción de ese ambiente que propiciará tantas oportunidades y avance profesional.

  • Materiales que debe tener un coworking

Los materiales que necesitas y pueden ser encontrados en un coworking variarán dependiendo de las necesidades que se suelan cubrir en el espacio y el presupuesto del lugar. También depende del tipo de zonas que haya, por ejemplo, si se trata solo de escritorios, o si hay diferentes espacios para reuniones, charlas, seminarios, etc.

En los ambientes coworking siempre es bueno tener diferentes zonas, pero divididas unas de otras, por ejemplo: las salas de reuniones deben estar en un lugar donde no haya mucho ruido o delimitarlo con divisiones de un material que permita aislarle un poco del ruido. Asimismo, los escritorios deben tener una buena separación uno de otros, permitir un poco de privacidad a quien lo use, tener el espacio suficiente para un ordenador, teclado, ratón, otros dispositivos y algunas gavetas que incluso podrían servir como lockers. Por último, las zonas de esparcimiento y Soft Seating que adecues también tendrán sus comodidades como un área para tomar el café, sillones cómodos, pizarras, televisores, etc.

  • Estilos en diseño

Lo primero es buscar el diseño que se ajuste al tipo de cliente que se está buscando atraer. Por ejemplo, algunos coworking son muy básicos pero justamente intentan llamar la atención de clientes que buscan precios muy económicos y solo pasar unas cuantas horas en él. Algunos otros coworking son pensados para clientes que quieran invertir un poco más en un espacio donde puedan pasar más tiempo y que además les brinden ciertos beneficios, como charlas, reuniones, incluso espacio para gimnasio, etc.

Asimismo, hay espacios muy modernos que buscan aquellas empresas que podrían tener que llevar clientes o socios a las instalaciones y quieren dar una imagen, seria, profesional, moderna y bien cuidada, o a proyectos vanguardistas, por ejemplo, en el área de la publicidad, que quieren identificarse con una imagen joven y fresca.

Por otro lado, el estilo debe permitirle a los empleados que allí trabajan todo lo necesario para poder realizar sus actividades con toda comodidad y efectividad. Al final que no es un asunto solo de estética.

A continuación, te hablaremos de algunos estilos:

  • Estilo Mid-Century Moderno

Este estilo busca mantener un diseño y un estilo más o menos formal, pero sin comprometer la utilidad de los espacios y materiales y sin dejar de lado la innovación.

Así, podemos ver materiales como el vidrio, el metal, la madera y el hierro, ya que aportan calidad y son los más adecuados para un espacio profesional.

Este cumple con las siguientes características:

  • Se dejan de usar elementos innecesarios.
  • Prevalece la naturaleza, al utilizar elementos como la madera y otros materiales naturales.
  • Formas sencillas de elegancia sutil y líneas limpias.
  • Estilo Industrial

Nace de la arquitectura típica de la industria y se caracteriza por el uso de materiales como el ladrillo y el acero expuesto, que le den un toque de modernidad, pero sin más.

Sus principales características son:

  • Ventanas grandes.
  • Materiales desgastados y a la vista: ladrillo, cemento, acero, tubería, etc.
  • Techas altos y espacios diáfanos.
  • Estilo Escandinavo / Hygge

En este estilo lo que prima es el bienestar de las personas, por lo que veremos espacios sencillos que buscan transmitir sensaciones de tranquilidad y paz. Los colores predominantes son los tonos claros, tanto en paredes como en mobiliario y con elementos que no sean demasiado llamativos. Sus principales características son:

  • Uso de colores uniformes.
  • Equilibrio en el uso de materiales.
  • Mobiliario sencillo, contemporáneo y funcional.
  • Elementos decorativos básicos que denoten sencillez.
  • Estilo Bohemio

También conocido como hippie chic, boho chic o gypsy, se ha vuelto tendencia al capturar el estilo de vida libre y aventurero de las personas que suelen ser el perfil de los clientes de un coworking y cuyas características son:

  • El uso del color madera.
  • Utilizar materiales naturales como: madera, pieles sintéticas y detalles metálicos.
  • Detalles étnicos como accesorios marroquíes.
  • Estampados de colores en tonos rojo o purpura.
  • Casualidad y soltura.

Finalmente en cuanto el diseño, es importante ya que deberemos decidir entre un coworking que permita “open spaces”, es decir escritorios o pequeños espacios pensados para autónomos o pequeños equipos, o entre uno que ofrezca “private spaces”, que se trata de espacios comunes compartidos con empresas pequeñas y medianas que les otorga ciertos grado de privacidad, por ejemplo, para reuniones importantes o citas con lientes.

  • Gestión del espacio

Además de la constitución física del espacio, es muy importante como se gestiona y el provecho que se saca de él. Para ello, hay que saber que factores priorizar cuando hablamos de espacios de coworking y n nuestros amigos de Mitre, 126 nos cuentan cuales son:

  1. Priorizar lo que es vital para nosotros como clientes.
  2. Analizar los procesos que llevamos a cabo entro del coworking y mejorarlos constantemente.
  3. Focalizarse en el valor agregado que ofrece el espacio, para constatar que de verdad estamos alimentándonos de todos ellos.
  4. Contar con un CRM/ERP para la administración del espacio, tanto de forma interna en el coworking , como en la diferentes empresas que se desarrollan en él.
  5. El uso de apps que nos permitan agilizar nuestras labores dentro del coworking, como podrían ser apps para comunicaciones de tareas, eventos, etc., o de gestión de impresoras y otros dispositivos desde la nube.
  6. Que hay facilidad de acceder a las salas de reuniones y conferencias.
  7. Que sea seguro para todos, es decir que cumpla con las medidas de seguridad laboral de cualquier otro espacio de trabajo.
  8. Que permita mantener un equilibrio entre la profesionalidad y la amistad entre los usuarios del coworking y los empleados.
  9. Que aporte valor. A través de servicios de networking, conferencias, eventos y otras actividades que permitan completar tu experiencia en el espacio.
  10. Tecnología de punta. Por supuesto, un lugar en donde se desarrollen tantas empresas debe siempre tener lo último en tecnología a su disposición.

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